Alles spricht von ERP – Wer denkt an die digitale Rechnungsverarbeitung?

In einem anspruchsvollen unternehmerischen Umfeld, wie beispielsweise im Bauhauptgewerbe, sind moderne Softwarelösungen gefragt. Dazu zählt die ERP-Software, auch «Geschäftsressourcenplanungs-Software» genannt. Allerdings variiert bei dieser der Umfang der Funktionalitäten. Eine der Funktionalitäten, die für die IT-gestützte Prozessoptimierung bedacht werden sollte, ist nicht zuletzt die digitale Rechnungsverarbeitung.

Häufig, etwa im Bauhauptgewerbe, ist das unternehmerische Umfeld anspruchsvoll und wettbewerbsintensiv. Daher kommt unter anderem der effizienten Einsatzplanung für die Mitarbeitenden oder der rentablen Nutzung von Baumaschinen hohe Beachtung zu. Zudem verlangen wachsender Margen- und Innovationsdruck sowie zunehmende administrative Aufwendungen nach Lösungen. Hierbei bietet sich moderne Software an, die unterstützt und entlastet. Bezogen auf die Baubranche müssen adäquate Programme die typischen Bauprozesse und das individuelle Leistungsspektrum der Unternehmung abbilden können. Für derartige Anforderungen steht die ERP-Software zur Verfügung. ERP bedeutet ausgeschrieben «Enterprise Resource Planning» oder, auf Deutsch, «Geschäfts-Ressourcen Planung». Dabei handelt es sich um ein System von komplexen und miteinander kommunizierenden Anwendungssoftwares. Damit sollen die Ressourcen im Unternehmen, vom Material, übers Personal, bis hin zum Kapital, rechtzeitig und dem Bedarf entsprechend geplant, gesteuert und verwaltet werden. Wenig überraschend weichen die Anforderungen an die Funktionalitäten von ERP-Software von Branche zu Branche ab. Kaum erstaunlich kommt aber auch innerhalb einer spezifischen Branche ERP-Software mit unterschiedlich vollständigem Funktionsumfang zum Einsatz.

Von AVOR bis Zugriffsmanagement und digitale Rechnungsverarbeitung
Bezogen auf Bauunternehmen sollte eine sogenannte ERP-Gesamtlösung sowohl Funktionalitäten, mit Bezug zum Auftrags-, Offert-, Projekt- und Rapportwesen, als auch für den Bereich Werkhof und Inventar umfassen. Hinzu kommen Funktionen für die Finanzen und fürs Personalwesen. Ebenso sollte eine «ERP-Gesamtlösung» Unterstützung für Allgemeines, wie etwa das Adress- und Kontaktmanagement oder die Archivierung, bieten. Eine umfassend ausgestaltete ERP-Software kann somit effektive Unterstützung von der AVOR, über die Kalkulation und Lohnabrechnung, bis hin zum Zugriffsmanagement bieten. Selbstverständlich hat nicht jedes Unternehmen die gleichen Anforderungen an die digitale Unterstützung in seiner Geschäftstätigkeit und bei seinen Prozessen. ERP-Systeme sind denn meistens auch modular ausgestaltet. Im Zusammenhang mit den Anforderungen an die auf IT gestützte Optimierung, sollte sich ein Unternehmen auch mit dem Thema «digitale Rechnungsverarbeitung» auseinandersetzen. Dabei ermöglicht passende Software die Digitalisierung des kompletten Rechnungsworkflows. Damit verbunden sind zahlreiche Vorzüge.

Viele Vorteile bis hin zur Kosten- und Zeitersparnis
Wem ist Folgendes nicht schon passiert? Die Zahlungsfrist für eine Lieferantenrechnung konnte nicht eingehalten werden. Enweder weil die Rechnung bei ihrem Weg durch verschiedene Abteilungen nicht zügig genug bearbeitet worden ist oder möglicherweise gänzlich unangetastet im Rechnungseingang liegen geblieben ist. Mit einem digitalen Rechnungsworkflow können derartige Unzulänglichkeiten minimiert werden. Nicht zuletzt werden die Rechnungen somit ohne Medienbrüche, das heisst, ohne Ausdrucken und ohne manuelle Weitergabe, verarbeitet. Damit verbunden ist eine signifikante Zeitersparnis. Diese, gepaart mit dem Wegfall von Druck- und Lagerkosten für Papierbelege, hilft, Kosten zu sparen. À propos Lagerung von Belegen – ein automatisierter Rechnungsworkflow unterstützt die rechtskonforme Archivierung. Darüber hinaus ermöglicht er einen zeit- und ortsunabhängigen Datenzugriff. Gleichzeitig erlaubt die digitale Rechnungsverarbeitung einen besseren Überblick zu den Rechnungen und dient nicht zuletzt auch einer effizienteren Zusammenarbeit im Team.

Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung – alles digital
Die Vorteile werden bei der Betrachtung des typischen Workflows zur Bearbeitung von eingehenden Rechnungen, etwa von Lieferantenrechnungen, deutlich. Beim ersten Schritt, dem Rechnungseingang, wird das Dokument in eine bearbeitbare elektronische Rechnung umgewandelt. Somit können ursprünglich unterschiedliche Dateiformate, beispielsweise eingescannte Papierdokumente oder per E-Mail erhaltene PDF-Dateien, weiterverarbeitet werden. Bei der anschliessenden Rechnungserfassung stellt die Software fest, ob es sich um eine Rechnung oder ein anderes Dokument, etwa um einen Lieferschein, handelt. Liegt tatsächlich eine Rechnung vor, werden wichtige Informationen, wie Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag, aus dem Dokument gezogen. Im Gegensatz zur manuellen Rechnungsverarbeitung ist kein beschwerliches und fehleranfälliges Abtippen von Rechnungsangaben mehr notwendig. Danach nimmt die Software eine Rechnungsprüfung vor und gleicht die Daten mit Angaben, beispielsweise des Lieferscheins, ab. Beim Folgeschritt der Rechnungsbearbeitung lassen sich auf digitalem Weg beispielsweise Notizen und Bemerkungen anbringen. Ebenso können Aufgaben an Teammitglieder zugeteilt werden. Im Vergleich zur manuellen Rechnungsbearbeitung läuft auch dieser Schritt flexibler und effizienter ab, selbst wenn mehrere Mitarbeitende darin involviert sind. Der Workflow führt im Anschluss zur Rechnungsfreigabe und zur Weitergabe der Rechnung an die Buchhaltung. Nach veranlasster Zahlung erfolgt anschliessend auch gleich die digitalisierte Archivierung. Um diesen vorteilhaften Ablauf auch uneingeschränkt nutzen zu können, muss jedoch die Software problemlos in andere Systeme integriert werden können. So müssen gerade auch die Schnittstellen zu ERP-Systemen passen. Die LOGISTA greift das Thema auf und ist in Zusammenarbeit mit Mitgliedern, Lieferanten und Systemanbietern am Erarbeiten von Lösungen mit nur einer Schnittstelle.